Pour un mariage
Le nombre de convives d’un mariage évolue souvent entre la réservation et le jour de la réception. Une première estimation est donnée au moment du devis, puis l’effectif est ajusté après les réponses des invités avant d’être définitivement arrêté.
Hora permet d’adapter le nombre de convives sans avoir à reconstruire entièrement le devis.
Les différents éléments de la réception peuvent également avoir des modes de calcul différents : cocktail, vin d’honneur, repas, enfants, pièce montée ou repas destinés aux prestataires. Chaque ligne possède son propre tarif et sa propre base de calcul.
Les informations logistiques du lieu sont conservées dans une fiche dédiée : présence ou non d’une cuisine, accès pour les livraisons, horaires de montage, contraintes de déchargement ou autres particularités. Elles peuvent être retrouvées lors de chaque nouvelle prestation dans le même domaine ou la même salle.
Les membres de l’équipe de service — maître d’hôtel, serveurs, barmans ou livreurs — peuvent être sollicités directement depuis la prestation par email ou WhatsApp.
Pour un cocktail, gala ou événement d’entreprise
Hora permet également de gérer les réceptions professionnelles : cocktails, galas, séminaires, inaugurations ou événements d’entreprise.
Le nombre de participants peut être communiqué tardivement et le devis doit pouvoir évoluer rapidement. Les prestations peuvent rester détaillées par personne tout en tenant compte des différents formats de réception.
Les contraintes particulières de l’événement peuvent être conservées dans le dossier ou la fiche lieu : service debout ou assis, horaires du programme, contraintes techniques ou organisation du service.
La prestation est rattachée à la société cliente avec ses devis, contrats, factures et paiements.
Les dépenses liées aux denrées, au personnel ou aux locations sont suivies séparément. Hora permet ainsi de comparer les coûts engagés aux sommes encaissées et au montant facturé.